{"id":12396,"date":"2024-03-15T12:54:06","date_gmt":"2024-03-15T11:54:06","guid":{"rendered":"https:\/\/www.caritas-digital.de\/?p=12396"},"modified":"2026-06-18T21:37:52","modified_gmt":"2026-06-18T19:37:52","slug":"eins-fuer-alles-oder-fuer-alles-ein-anderes-warum-wir-daten-in-einem-wohlfahrtsverband-am-besten-mit-einem-guten-zusammenspiel-unterschiedlicher-systeme-managen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/caritas-digital.de\/landing\/blog\/eins-fuer-alles-oder-fuer-alles-ein-anderes-warum-wir-daten-in-einem-wohlfahrtsverband-am-besten-mit-einem-guten-zusammenspiel-unterschiedlicher-systeme-managen\/","title":{"rendered":"Eins f\u00fcr alles oder f\u00fcr alles ein anderes? Warum wir Daten in einem Wohlfahrtsverband am besten mit einem guten Zusammenspiel unterschiedlicher Systeme managen"},"content":{"rendered":"<p><strong>Ob es um die Verwaltung von Klient_innendaten in einer Beratungsstelle geht, oder um das Datenbanksystem, mit dem ein Spitzenverband die Informationen zu seinen Mitgliedsverb\u00e4nden, Tr\u00e4gern und Einrichtungen pflegt <strong>\u2013<\/strong> die Frage nach dem richtigen Softwaresystem im Kontext der Datenerfassung und -verwaltung stellt sich regelm\u00e4\u00dfig. Dabei spielt auch immer wieder die folgende Frage eine Rolle: Kann uns nicht jemand die umfassende L\u00f6sung aus einer Hand bieten \u2013 sozusagen das Rundum-Sorglos-Paket?\u00a0<\/strong><\/p>\n<figure class=\"wp-block-image is-style-default\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1792\" height=\"1024\" src=\"https:\/\/caritas-digital.de\/landing\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/DALL\u00b7E-2024-03-15-12.17.22-A-colorful-yet-simplified-depiction-of-gears-in-motion-focusing-on-a-few-gears-rather-than-many-to-allow-for-a-clearer-view-of-their-interaction.-Thi.webp\" alt=\"Viele bunte Zahnr\u00e4ger, die ineinandergreifen\" class=\"wp-image-12398\" style=\"aspect-ratio:1.75;object-fit:cover\"\/><\/figure>\n<p>Nehmen wir als Beispiel eine Beratungsstelle, die t\u00e4glich mit der Eingabe und Analyse von Klient_innendaten konfrontiert ist. Die Mitarbeiter_innen k\u00e4mpfen fast buchst\u00e4blich mit einer Software, die zwar viele Funktionen bietet, deren Benutzung jedoch intuitivem Verst\u00e4ndnis und effizienten Abl\u00e4ufen oft entgegensteht.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n<p>Schon bei der <strong>Eingabe der Daten<\/strong> fehlt es an Unterst\u00fctzungsfunktionen wie Autovervollst\u00e4ndigung, die am h\u00e4ufigsten einzutragenden Werte sind im Dropdown-Feld ganz unten angeordnet, die Reihenfolge der Eingabefelder passt nicht zum \u00fcblichen Ablauf in der Beratung und st\u00e4ndige Klicks durch schlecht optimierte Men\u00fcsysteme fressen wertvolle Zeit, die f\u00fcr die Beratung dringend gebraucht wird. In der subjektiven Wahrnehmung der Nutzer_innen k\u00f6nnen diese und andere Probleme oft nicht mal so konkret benannt werden. H\u00e4ufig hei\u00dft es dann: Es macht keinen Spa\u00df damit zu arbeiten. Das mag unsachlich klingen, ist aber in der Regel ein ernstzunehmender Hinweis auf mangelnde Nutzer_innen-Freundlichkeit.&nbsp;<\/p>\n<p>Auch die <strong>Arbeit mit den eingegebenen Daten<\/strong> ist nicht optimal. Filter- und Sortierm\u00f6glichkeiten sind begrenzt und die statistische Auswertung der Daten ist unverst\u00e4ndlich und unflexibel. Die erstellten Visualisierungen entsprechen nicht den gew\u00fcnschten Qualit\u00e4tsstandards.&nbsp;<\/p>\n<p>Letztlich k\u00f6nnte man mehr mit den Daten anfangen, wenn man sie <strong>exportieren und in anderen Systemen damit weiterarbeiten<\/strong> k\u00f6nnte. Aber auch hier sind die M\u00f6glichkeiten begrenzt. Die Exportformate sind f\u00fcr die Weiterverarbeitung nicht geeignet und nicht alle relevanten Informationen aus dem System sind im Export enthalten. Die f\u00fcr Kostentr\u00e4ger zu erstellenden Statistiken werden dann doch wieder \u201ch\u00e4ndisch\u201d aus dem System ausgewertet oder teilweise sogar von vorneherein mit Hilfe einer parallelen Datenerfassung auf Papier oder in der Tabellenkalkulationssoftware erstellt.&nbsp;<\/p>\n<p>Tats\u00e4chlich spielt gerade der letzte Punkt eine besondere Rolle, wenn es um die Frage geht, worauf man nun bei der Auswahl eines neuen Systems achten sollte. Man k\u00f6nnte n\u00e4mlich auch zu der Einsch\u00e4tzung kommen, dass die M\u00f6glichkeit Daten auch au\u00dferhalb dieses Systems nutzen zu k\u00f6nnen, nur aufgrund der ersten beiden Aspekte relevant ist. Wenn Eingabe und Nutzung der Daten innerhalb des Systems zufriedenstellend sind, kann man bei der Frage des Exports auch Abstriche machen. Gesucht wird also das Rundum-Sorglos-Paket, welches aus sich selbst heraus alle Anforderungen erf\u00fcllt.&nbsp;<\/p>\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Erkenntnisse aus dem Projekt CariData<\/strong>&nbsp;<\/h2>\n<p>Im Projekt CariData des Deutschen Caritasverbandes besch\u00e4ftigen wir uns mit der Frage, wie Daten in Beratungsstellen erfasst und insbesondere auch f\u00fcr statistische Zwecke verwendet werden. Herausforderungen und Probleme wie die oben beschriebenen sind uns in diesem Zusammenhang bereits an verschiedenen Stellen begegnet und damit verbunden auch immer wieder der gro\u00dfe Wunsch nach der einen einheitlichen L\u00f6sung, mit der alle zufrieden sein k\u00f6nnen.&nbsp;<\/p>\n<p>Was w\u00e4re der Vorteil einer solchen L\u00f6sung? Welche Argumente sprechen daf\u00fcr?&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Einheitlichkeit<\/strong>: Eine einheitliche Softwarel\u00f6sung verspricht konsistente Prozesse und Datenstrukturen \u00fcber alle Einrichtungen hinweg. Dies soll die Vergleichbarkeit und Zusammenf\u00fchrung von Daten vereinfachen.&nbsp;<\/li>\n<li><strong>Benutzerfreundlichkeit<\/strong>: Theoretisch bietet eine zentrale L\u00f6sung eine einheitliche Benutzeroberfl\u00e4che, was die Einarbeitungszeit verk\u00fcrzt und die t\u00e4gliche Arbeit mit dem System vereinfacht.&nbsp;<\/li>\n<li><strong>Wartung und Support<\/strong>: Ein einziger Anbieter f\u00fcr das Gesamtsystem bedeutet, dass nur eine Anlaufstelle f\u00fcr Wartung und Support notwendig ist. Das vereinfacht die Verwaltung und spart potenziell Kosten.&nbsp;<\/li>\n<li><strong>Integrierte Funktionen<\/strong>: Eine All-in-One-L\u00f6sung kann theoretisch alle ben\u00f6tigten Funktionen aus einer Hand bieten, von der Datenerfassung \u00fcber die Analyse bis hin zum Reporting.<\/li>\n<\/ul>\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Aber ist das Rundum-Sorglos-Paket wirklich DIE L\u00f6sung?<\/strong><\/h2>\n<p>Die Praxis zeigt, dass ein einziges System selten allen Anforderungen gerecht wird. Die Gr\u00fcnde daf\u00fcr sind vielf\u00e4ltig:&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Spezifische Bed\u00fcrfnisse<\/strong>: Jede Einrichtung und ihr jeweiliger Kontext hat ihre eigenen, oft sehr spezifischen Anforderungen an die Datenerfassung und -verarbeitung. Ein All-in-One-System, das versucht, alles abzudecken, erreicht oft nicht die Tiefe oder Flexibilit\u00e4t, die in bestimmten Bereichen ben\u00f6tigt wird.&nbsp;<\/li>\n<li><strong>Schnelle Anpassungsf\u00e4higkeit<\/strong>: Die Bed\u00fcrfnisse und gesetzlichen Rahmenbedingungen \u00e4ndern sich regelm\u00e4\u00dfig. Ein monolithisches System kann oft nicht schnell genug angepasst werden, ohne erhebliche Kosten und Aufwand.&nbsp;<\/li>\n<li><strong>Innovationshemmung<\/strong>: Die Bindung an einen einzigen Anbieter kann Innovation hemmen. Es fehlt der Wettbewerb, der normalerweise zu besseren, effizienteren L\u00f6sungen f\u00fchrt.&nbsp;<\/li>\n<li><strong>Risiko der Anbieterabh\u00e4ngigkeit<\/strong>: Eine zu starke Abh\u00e4ngigkeit von einem Anbieter birgt Risiken, von Preissteigerungen bis hin zur Gefahr, dass der Anbieter die Entwicklung des Produkts einstellt oder die Gesch\u00e4ftsbeziehung anderweitig beendet wird.&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n<p>Die Erfahrungen aus dem Projekt CariData und \u00e4hnlichen Initiativen weisen darauf hin, dass der Schl\u00fcssel zu einer zukunftsf\u00e4higen Datenverwaltung in zwei Grundprinzipien liegt: <strong>Interoperabilit\u00e4t<\/strong> und <strong>Modularit\u00e4t<\/strong>. Diese Ans\u00e4tze erm\u00f6glichen es, die besten verf\u00fcgbaren L\u00f6sungen f\u00fcr spezifische Bed\u00fcrfnisse zu nutzen und dabei ein hohes Ma\u00df an Flexibilit\u00e4t und Anpassungsf\u00e4higkeit zu bewahren.<\/p>\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Interoperabilit\u00e4t erm\u00f6glicht Kooperation bei lokaler Wahlfreiheit<\/strong>&nbsp;<\/h2>\n<p>Interoperabilit\u00e4t gew\u00e4hrleistet, dass verschiedene Systeme und Anwendungen effektiv zusammenarbeiten k\u00f6nnen. Dies erm\u00f6glicht den Austausch und die Zusammenf\u00fchrung von Daten \u00fcber verschiedene Plattformen hinweg. Die M\u00f6glichkeit Daten aus dem System zu extrahieren und in andere Prozesse einzubinden ist somit nicht die oben beschriebene Notl\u00f6sung, sondern geh\u00f6rt zu den Kernfunktionen eines Systems. Hierf\u00fcr braucht es klare technische und inhaltliche Standards f\u00fcr die Daten. Sie m\u00fcssen das System nicht nur in geeigneter Form verlassen k\u00f6nnen, sondern von anderen Systemen auch verstanden werden. <\/p>\n<p>Der Wunsch nach Einheitlichkeit wird also insofern erf\u00fcllt, dass die Definition dessen, was ein System erfasst und wiederum f\u00fcr andere Systeme bereitstellt, vereinheitlicht ist. Die Implementierung dieser Definition in tats\u00e4chliche Software bleibt aber Aufgabe unterschiedlicher Anbieter auf einem freien Markt. Das erm\u00f6glicht z.B. auch im Falle eines Tr\u00e4ger\u00fcbergreifenden statistischen Erfassungsprozesses eine Entscheidungsfreiheit der Tr\u00e4ger, was den Einsatz von Software f\u00fcr die Erfassung von Daten angeht. Auf diese Weise werden Monopolstellungen einzelner Anbieter mit all ihren Nachteilen f\u00fcr deren Kunden vermieden. Zudem vermeidet man auch die Entstehung einer Software-Monokultur. Eine solche stellt n\u00e4mlich auch ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar. Potenzielle Angreifer_innen k\u00f6nnen so mit dem Ausnutzen einer einzelnen Sicherheitsl\u00fccke in einer Software, die von allen verwendet wird, gleich sehr gro\u00dfe Mengen an Daten erbeuten, was den Angriff zugleich interessanter macht.&nbsp;<\/p>\n<p>Die Standardisierung sollte dabei immer nur so weit gehen, wie sie f\u00fcr die operative Ebene wirklich Vorteile bietet, weil sie eben Synergieeffekte schafft. Letztlich ist das richtige Ma\u00df an Standardisierung und Eigenst\u00e4ndigkeit essenziell f\u00fcr funktionierende Datenfl\u00fcsse in einem f\u00f6deralen Wohlfahrtsverband. Nat\u00fcrlich ist das keine triviale Aufgabe, denn dieses richtige Ma\u00df muss durch regelm\u00e4\u00dfiges Nachjustieren gefunden werden. Damit verbunden sind auch immer wieder Aushandlungsprozesse und ggf. auch Konflikte, die gel\u00f6st werden m\u00fcssen. Zudem sollten die lokal eingesetzten Systeme gepr\u00fcft und bestenfalls zertifiziert werden. All dies ist jedoch eine wichtige Investition in die eigene (Daten)Souver\u00e4nit\u00e4t.<\/p>\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Austauschbare Software-Module statt Wechsel von einem All-in-One-System zum anderen<\/strong><\/h2>\n<p>Eng verwandt mit der Interoperabilit\u00e4t ist die <strong>Modularit\u00e4t<\/strong>. Durch klare Standards ist es m\u00f6glich ein System aus verschiedenen Komponenten aufzubauen, die die gleiche Sprache sprechen und so miteinander kommunizieren k\u00f6nnen. Ein konkretes technisches Beispiel ist eine Datenbank, die \u00fcber eine standardisierte Schnittstelle verf\u00fcgt, \u00fcber welche Daten nach einem \u00fcblichen Verfahren gelesen und geschrieben werden k\u00f6nnen. Unterschiedliche Softwarekomponenten (z.B. ein Dateneingabesystem) k\u00f6nnen nun auf diese Datenbank zugreifen. Eine weitere Softwarekomponente k\u00f6nnte ein Analysesystem sein, welches automatisch Inhalte aus der Datenbank ausliest und wichtige Kennzahlen in anschauliche Grafiken umwandelt. Stellt sich nun heraus, dass eine dieser Komponenten nicht (mehr) den Anforderungen gen\u00fcgt, ist es m\u00f6glich, auch eine einzelne Komponente auszutauschen und entsprechend ggf. nur einen einzelnen Anbieter zu wechseln.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n<p>Aber wie soll das finanziert werden? Ein weiterer Vorteil dieses Modells ist auch, dass auch <strong>Open-Source-Komponenten<\/strong>, zum Einsatz kommen k\u00f6nnen, solange diese den Anforderungen gen\u00fcgen. Dabei handelt es sich um Software, deren Quellcode offen verf\u00fcgbar ist und f\u00fcr deren Nutzung unter einer offenen Lizenz m\u00f6glich ist, weshalb keine Lizenzgeb\u00fchren anfallen. Lediglich f\u00fcr deren Installation und Wartung und ggf. f\u00fcr notwendige Infrastruktur (Server) k\u00f6nnen Kosten anfallen. Erst wenn diese an ihre Grenzen sto\u00dfen, muss f\u00fcr einzelne Komponenten entschieden werden, ob sich die Lizenzgeb\u00fchren f\u00fcr eine propriet\u00e4re L\u00f6sung lohnen. So ist es m\u00f6glich klein und g\u00fcnstig anzufangen, erste Erfahrungen mit den Systemen zu sammeln und erst dann mehr zu investieren, wenn es n\u00f6tig ist und auch gewinnbringend erscheint.&nbsp;<\/p>\n<p>Zudem muss den Kosten auch immer der jeweilige Gegenwert gegen\u00fcbergestellt werden. Gerade bei Anwendungen, die tagt\u00e4glich st\u00e4ndig wiederkehrende Arbeitsabl\u00e4ufe bestimmen, k\u00f6nnen kleine Qualit\u00e4tsunterschiede schon immense Auswirkungen haben \u2013 auf Fehlerquoten, auf Bearbeitungsdauer, auf die Motivation der Mitarbeitenden, die damit Zeit gewinnen, sich auf den Kern ihrer Aufgabe zu konzentrieren. Das Versprechen, alle Probleme auf einmal zu l\u00f6sen, f\u00fchrt oft zu Software, die einem Schweizer Taschenmesser gleicht. Sie kann zwar theoretisch alles, praktisch ist ein gut sortierter Werkzeugkasten aber die bessere L\u00f6sung &#8211; insbesondere, wenn die einzelnen Werkzeuge f\u00fcr ihren jeweiligen Einsatzzweck optimiert sind. Durch die <strong>Spezialisierung<\/strong> bei der Entwicklung einzelner Komponenten, k\u00f6nnen diese eine deutlich h\u00f6here Qualit\u00e4t in Bezug auf ihre jeweilige Funktionalit\u00e4t erreichen \u2013 egal ob sie von gro\u00dfen Softwareanbietern oder von einer sehr aktiven Open Source Community entwickelt wurden.<\/p>\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Grenzen der Modularisierung von Systemen zur Datenverarbeitung<\/strong>&nbsp;<\/h2>\n<p>Sollte man nun alles immer weiter in seine funktionalen Einzelteile zerlegen? Nat\u00fcrlich hat auch dieses Prinzip Grenzen. Integrierte L\u00f6sungen sind vor allem da sinnvoll, wo sie auf zusammenh\u00e4ngende Arbeitsprozesse hin optimiert sind. Es kann z.B. sinnvoll sein, wenn die Dokumentation von Beratungsprozessen und das Vereinbaren von Beratungsterminen ohne das Wechseln zwischen Anwendungen in der gleichen Benutzeroberfl\u00e4che ablaufen. Doch auch hier k\u00f6nnen hinter einer gemeinsamen Oberfl\u00e4che wieder getrennte Systeme verkn\u00fcpft sein. So werden die Informationen zur Falldokumentation in einer speziellen Datenbank gespeichert, w\u00e4hrend die Kalenderdaten vor allem mit den Daten der Standardkalenderanwendung synchronisiert werden. Letztlich sind auch dort, wo wir als Nutzer_innen eine All-in-One-L\u00f6sung wahrnehmen im Hintergrund oft mehrere Softwarekomponenten am Werk.<\/p>\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/caritas-digital.de\/landing\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/Design-ohne-Titel-1365x1024.jpg\" alt=\"Eine Frau sitzt vor einem Computer. Im Hintergrund sind viele unterschiedliche Ger\u00e4te zu erkennen, die miteinander verkabelt sind.\" class=\"wp-image-12403\"\/><\/figure>\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Fazit<\/strong>&nbsp;<\/h2>\n<p><strong>Das Rundum-Sorglos-Paket beim Datenmanagement erscheint auf den ersten Blick verlockend. Die Praxis f\u00fchrt jedoch oft zu der Erkenntnis, dass ein flexiblerer, modularer Ansatz, der auf Interoperabilit\u00e4t setzt, besser geeignet ist, um den vielf\u00e4ltigen und sich \u00e4ndernden Anforderungen in der Wohlfahrtspflege gerecht zu werden. Erst recht, wenn man in den Blick nimmt, dass es nicht nur um die eigene Organisation geht, sondern Daten immer wieder zwischen Organisationen, (Wohlfahrts)Verb\u00e4nden und ggf. staatlichen Stellen ausgetauscht werden m\u00fcssen. Nicht zuletzt sind Daten, die getauscht und neu kombiniert werden k\u00f6nnen, wertvoller als Daten, die man nur f\u00fcr sich beh\u00e4lt.<\/strong><\/p>\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n<p>Hinweis: Die illustrierenden Bilder in diesem Artikel wurden mit Hilfe von Dall-E 3 erstellt. ChatGPT hat den Artikel nicht geschrieben, jedoch durchaus bei der Strukturierung der Gedanken des Autors und hier und da auch bei deren Ausformulierung unterst\u00fctzt. Danke f\u00fcr die hilfreichen Kommentare von Marion Hellebrandt, Jonathan Sauer, Stephanie Agethen und Johannes Landstorfer.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ob es um die Verwaltung von Klient_innendaten in einer Beratungsstelle geht, oder um das Datenbanksystem, mit dem ein Spitzenverband die Informationen zu seinen Mitgliedsverb\u00e4nden, Tr\u00e4gern und Einrichtungen pflegt \u2013 die Frage nach dem richtigen Softwaresystem im Kontext der Datenerfassung und -verwaltung stellt sich regelm\u00e4\u00dfig. 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