Was kostet voize im Rahmenvertrag?
Für (teil-)stationäre Pflege und Einrichtungen der Eingliederungshilfe 10,40 € pro Lizenz und Monat (netto), für ambulante Pflegedienste 4,70 € pro Lizenz und Monat (netto). Dazu kommen 35 % Rabatt auf Einrichtungs-, Implementierungs- und Schulungsgebühren. Die Konditionen gelten für die gesamte Vertragslaufzeit, nicht nur im ersten Jahr.

Wie funktioniert der Endgeräte-Rabatt?
Wer bis zum 23.12.2026 einen Vertrag mit voize abschließt, erhält einen Rabatt auf die Endgeräte. Im Gespräch zwischen Euch und voize wird geklärt, wie viele Geräte benötigt werden. Die Anzahl wird mit dem aktuellen Preis der von voize empfohlenen Geräte (Geräteempfehlung) multipliziert. Dieser Betrag wird einmalig im ersten Vertragsjahr auf den Lizenzpreis rabattiert. Der Rabatt gilt nur für Vertragsabschlüsse, nicht für reine Interessensbekundungen.

Hat sich das Preismodell von voize geändert?
Ja. Nach unserem Kenntnisstand hat voize Anfang 2026 von „Anzahl der Mitarbeitenden und Geräte“ auf „Anzahl der Bewohner:innen“ umgestellt. Bestandskunden sollten prüfen, wann ihr Vertrag ausläuft und was das neue Modell für sie bedeutet. Es kann zu einer anderen Lizenzzahl führen.

Wie lange laufen die Lizenzverträge?
Der Rahmenvertrag gilt zwei Jahre. Die einzelnen Lizenzverträge bietet voize standardmäßig für drei Jahre an, in Einzelfällen wurden zwei Jahre vereinbart. Eine längere Laufzeit gibt Preisstabilität, bindet aber auch.

Was ist im Lizenzvertrag verhandelbar?
Der Rahmenvertrag regelt die Konditionen, die einzelnen Lizenzverträge schließt jede Einrichtung selbst ab. Verhandelbar sind zum Beispiel Einrichtungsgebühr, Umfang von Support und Begleitung, Vertragslaufzeit und Zusatzleistungen. Wer aktiv nachfragt, kann bessere Konditionen erreichen.

Gibt es einen Mindestauftragswert?
Die Konditionen greifen automatisch ab einem Mindestauftragswert, unabhängig davon, ob eine Organisation stationär, ambulant oder gemischt aufgestellt ist. Ob er erreicht ist, zeigt der Konditionsrechner. Wer darunter liegt, wendet sich direkt an voize, um individuelle Möglichkeiten zu klären.

Was ist im Lizenzpaket enthalten?
Persönliche Ansprechpersonen für Einführung und Betrieb, Begleitung im Einführungsprojekt inklusive Multiplikatorenprogramm, Support per Hilfe-Chat und Telefon-Hotline (Mo bis Fr, 9 bis 17 Uhr), ein Marketing-Paket zur Mitarbeitendengewinnung, eine monatliche organisationsübergreifende Fragestunde, ein Reporting zur Nutzung und Beratung zur Optimierung der Dokumentationsprozesse.

Kann ich nach der Interessensbekundung sofort starten?
Nein. voize braucht Zeit für die Umsetzung. Wer von den Konditionen profitieren will, falls die Mindestmenge nicht erreicht wird, muss die Software bis Ende Q2/2027 implementiert haben. Klärt den Zeitplan deshalb frühzeitig mit voize.

Wie lange dauert die Einführung?
Länger, als viele erwarten. Die Implementierungszeit wird oft unterschätzt. Eine Einrichtung, die voize seit eineinhalb Jahren nutzt, berichtet von Nutzungsquoten zwischen 50 und 90 %. Am Anfang gab es dort aber einen langsamen Support und häufige Wechsel der Ansprechpersonen, das hat sich inzwischen gelegt. Ein anderes Beispiel: Vertrag unterschrieben, Kick-off durchgeführt, Start im Februar 2027 mit drei Einrichtungen und 183 Bewohner:innen.

Funktioniert voize mit meiner bestehenden Dokumentationssoftware?
voize baut auf dem bestehenden Dokumentationssystem auf. Aktuell unterstützt werden Vivendi PD, Vivendi Mobil, MD Stationär/MDS, MD Ambulant/MDA, DAN Touch (nur mit vorhandenen RED-Lizenzen) und Medifox Stationär (alt). Bei anderen Systemen prüft voize die Anbindung im Einzelfall. Fragt dies vor Vertragsabschluss konkret nach.

Braucht voize eine Partnerschaft mit dem Hersteller meiner Pflegesoftware?
Nach Aussage von voize nicht. Die Pflegedokumentation gehört dem Träger, nicht dem Softwarehersteller, der Träger entscheidet also selbst, wie seine Daten in sein System gelangen. Nach Angaben von voize bestehen bereits über 20 Anbindungen ohne offizielle Partnerschaft über offene Schnittstellen. Welche Anbindung für eure Einrichtung passt und wie schnell sie umsetzbar ist, klärt ihr direkt mit voize.

Funktioniert voize auch in der Eingliederungshilfe?
Eingeschränkt. voize hat dort nach eigenen Angaben weniger Erfahrung als in der Pflege. Der Verband will mit voize gesondert über Rahmenbedingungen sprechen und prüft dazu einen eigenen Austauschtermin.

Wie hoch sind die Einsparungen durch Sprachdokumentation?
Das hängt stark von der Ausgangslage ab. Einrichtungen mit weniger optimierten Prozessen gewinnen mehr Zeit. Die Einführung braucht Zeit und Begleitung. Der Verband empfiehlt, in Verhandlungen nicht mit Personaleinsparung zu argumentieren, sondern mit der Entlastung des Bestandspersonals.

Gibt es Alternativen zu voize?
Ja. Vivendi entwickelt mit „Viva Flow“ eine eigene Lösung. Nach Aussagen aus der Runde sollte sie ab 26.10.2026 für die stationäre Altenhilfe als Beta verfügbar sein, für die Eingliederungshilfe ist Q1 2027 geplant. Konkreter vorgestellt wird sie beim Pflegetag am 12./13.11. Preise und Reife sind noch nicht offiziell bekannt. Auch für dexter ist ein Rahmenvertrag mit dem WGKD in Verhandlung, mit offenem Ergebnis.

Soll ich auf Viva Flow warten?
Das ist eine Abwägung. Für voize spricht ein ausgereiftes Produkt. Fürs Warten spricht eine mögliche engere Anbindung an Vivendi. Weil die Interessensbekundung unverbindlich ist, kannst du sie abgeben und trotzdem den Markt beobachten.

Wie lassen sich die Kosten für Sprachdokumentation refinanzieren?
Nach Angaben von voize ist die Software refinanzierbar, etwa über Personalnebenkosten, Sachkosten, Investitionskosten oder den Personalschlüssel nach § 85 SGB XI. Über den Rahmenvertrag gibt es Zugang zur voize-Refinanzierungsberatung mit Argumentationshilfen für die Verhandlung mit den Kostenträgern. Dazu kommen nach aktuellem Stand weitere Wege: Transformationsstellen ab 2028, die Anerkennung betriebsnotwendiger IT-Kosten, Mittel aus dem Sondervermögen des Bundes und in Rheinland-Pfalz bereits jetzt eine Ergänzungsvereinbarung zum Rahmenvertrag. Für die Wege aus dem Gesetzentwurf gilt der Vorbehalt des laufenden Gesetzgebungsverfahrens.

Wann tritt das PNOG in Kraft?
Geplant ist der 2.1.2027. Das Gesetz ist noch nicht beschlossen, die Regelungen zur Digitalisierungsfinanzierung gelten aber als wahrscheinlich.

Was sind Transformationsstellen?
Ab 2028 können Transformationsstellenanteile vereinbart werden. Bis zu 10 % der Stellenanteile innerhalb der Personalausstattung können für digitale oder technische Systeme eingesetzt werden, die Pflegekräfte entlasten. Das Kompetenzzentrum Digitalisierung und Pflege soll dafür nächstes Jahr einen Katalog geeigneter Systeme erstellen. Ob voize darin aufgenommen wird, ist offen, der Verband geht aber davon aus.

Können IT-Kosten in den Pflegesatzverhandlungen geltend gemacht werden?
Der Entwurf sieht vor, dass Aufwendungen für betriebsnotwendige technische und digitale Systeme berücksichtigungsfähig sein sollen, insbesondere Wartung, Schulung und Support. Das zeigt auch, dass es hier bisher Refinanzierungslücken gab.

Was ist mit dem Sondervermögen des Bundes?
Aus dem Sondervermögen sollen 1,6 Mrd. Euro künftig auch für die stationäre Pflege zur Verfügung stehen. Im ersten Entwurf war die stationäre Pflege ausgeschlossen. Voraussetzung ist, dass sich die Länder mit 25 % der Kosten beteiligen. Wie viel bei den Einrichtungen ankommt, ist noch unklar.

Was gilt in Rheinland-Pfalz?
Seit dem 1.10.2026 gibt es dort eine Ergänzungsvereinbarung zum Landesrahmenvertrag. Danach können bis zu 0,5 Vollkräfte über technische Tools wie voize abgerechnet werden. Dahinter steht die Berechnung, dass bei 100 Pflegeplätzen ein Zeitgewinn von rund 1,14 Vollkräften entsteht: Eine Hälfte finanziert das Tool, die andere bleibt als zusätzliche Zeit für die Pflege. Die Kosten werden auf den Personalpool angerechnet, deshalb steigt nach Angaben der Verhandlungspartner der Eigenanteil der Bewohner:innen nicht. Im Saarland laufen die Gespräche noch. Der Verband macht die Vereinbarung anderen Diözesen als Vorbild bekannt.

Wo gibt es Austausch zum Thema?
Im Forum Digitale Agenda (alle zwei Wochen, 8:30 bis 9:30 Uhr), im Caritas Netzwerk IT sowie über Newsletter und Blog von caritas-digital. Fortbildungen gibt es über den Caritas-Datenservice. Mit dem Lizenzpaket erhaltet Ihr außerdem eine monatliche organisationsübergreifende Fragestunde von voize. Eine Caritas-spezifische Anwenderrunde wird geprüft.

Wer ist Ansprechperson?
Beim DCV Claudia Neuz, bei inhaltlichen und technischen Fragen zur Software Dean Schröter von voize.