Neuer Rahmenvertrag: Sprachdokumentation mit VOIZE
Der Deutsche Caritasverband e.V. hat für alle Mitgliedsorganisationen einen Rahmenvertrag mit voize ausgehandelt. Mit voize können Pflege- und Betreuungsdokumentationen per Spracheingabe erstellt werden. Über den Rahmenvertrag gelten für Mitgliedsorganisationen einheitliche Konditionen, unabhängig von der Trägergröße.
Konditionen im Überblick
- (Teil-)stationäre Pflege sowie Einrichtungen der Eingliederungshilfe: 10,40 € pro Lizenz/Monat (netto)
- Ambulante Pflegedienste: 4,70 € pro Lizenz/Monat (netto)
- 35 % Rabatt auf Einrichtungs-, Implementierungs- und Schulungsgebühren
- Die Konditionen gelten für die gesamte Vertragslaufzeit, nicht nur im ersten Jahr
- Anmerkung: Die Konditionen greifen automatisch ab einem Mindestauftragswert, unabhängig davon, ob eine Organisation stationär, ambulant oder gemischt aufgestellt ist. Ob die Voraussetzungen erfüllt sind, zeigt der Konditionsrechner. Liegt eine Organisation darunter, sollten Sie sich direkt an voize wenden, um individuelle Möglichkeiten zu klären.
So funktioniert der Rahmenvertrag
1. Ab dem 15.09.2026 haben Mitgliedsorganisationen 60 Tage Zeit für eine unverbindliche Interessensbekundung. Die Frist endet am 14.11.2026.
2. Werden mindestens 30.000 Lizenzen (entspricht 30.000 Bewohner:innen/Klient:innen) erreicht, tritt der Vertrag für zwei Jahre in Kraft.
3. Wird die Mindestmenge nicht erreicht, gelten die vereinbarten Konditionen dennoch für alle Organisationen, die fristgerecht Interesse bekundet und die Software bis Ende Q2/2027 implementiert haben.
Hinweis: Interessensbekundungen sind ausschließlich innerhalb der 60-Tage-Frist ab dem 15.09.2026 möglich.
Interner Austausch
📅 Rahmenvertrag Sprachdokumentation mit voize
Mittwoch, 21. Oktober, 10:00–11:30 Uhr | Online
Sie fragen sich, ob sich eine Interessensbekundung für Ihre Organisation lohnt? Ob der Mindestauftragswert erreicht wird? Wie andere Träger die Umstellung planen oder welche Erfahrungen es mit der Refinanzierung nach § 85 SGB XI gibt?
Inhalte des Kick-Off (siehe Aufzeichnung auf der rechten Seite)
- Vorstellung des Rahmenvertrags und der Konditionen
- Präsentation der Software durch voize
- Fragen und Antworten
- Aufzeichnung für Verhinderte
- Im Anschluss ca. 30 Minuten informeller Austausch
voize bietet darüber hinaus in eigener Regie weitere, vertiefende Informationsveranstaltungen an, am 17. September um 10 Uhr, am 22. September um 11 Uhr und am 24. September um 14 Uhr. Zur Anmeldung.
Die Aufzeichnung des Kick-Off-Termins steht auch hier zur Verfügung: Kick-Off-Termin „Rahmenvertrag mit VOIZE“, 15.9.26 – fairtube.
Diese Information kann gerne an interessierte Träger im jeweiligen Verband weitergeleitet werden.
Für Bestandskunden von voize
Caritas-Träger, die bereits einen laufenden Vertrag mit voize haben, können diesen vorzeitig auf die Konditionen des Caritas-Rahmenvertrags umstellen. Auch hierfür genügt eine Interessensbekundung. Zu beachten: Die verbesserten Konditionen gelten für die laufenden Servicekosten. Einmalige Zahlungen – etwa die Einrichtungsgebühr oder Schulungskosten – werden nicht rückwirkend rabattiert. Die neue Vertragslaufzeit beginnt nach Abstimmung mit dem zuständigen Ansprechpartner:in bei voize zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
Ausblick: Öffnung für weitere Dokumentationssysteme
voize plant, im Laufe des kommenden Kalenderjahres, Schnittstellen für weitere Dokumentationssoftware-Systeme bereitzustellen. Dadurch können künftig auch Einrichtungen, die aktuell eine andere Software nutzen, eine Interessensbekundung abgeben und sich die Konditionen des Caritas-Rahmenvertrags sichern – unabhängig vom derzeit eingesetzten System.
Weitere Informationen:
Im Lizenzpaket enthalten:
- Persönliche Ansprechpartner:in für Einführung und Betrieb
- Begleitung im Einführungsprojekt inklusive voize Multiplikatorenprogramm
- Support über Hilfe-Chat und Telefon-Hotline (Mo bis Fr, 9–17 Uhr)
- Marketing-Paket mit Materialien und Beratung zur Mitarbeitendengewinnung
- Monatliche organisationsübergreifende Fragestunde
- voize Reporting zur Auswertung der Nutzung
- Beratung zur Optimierung der Dokumentationsprozesse
Refinanzierung:
voize ist refinanzierbar – über Personalnebenkosten, Sachkosten, Investitionskosten oder den Personalschlüssel nach § 85 SGB XI. Über den Rahmenvertrag erhalten Mitgliedsorganisationen Zugang zur voize-Refinanzierungsberatung inklusive Argumentationshilfen für die Verhandlung mit den Kostenträgern.
Technische Voraussetzungen:
voize baut auf dem bestehenden Dokumentationssystem auf. Unterstützt werden aktuell:
- Vivendi PD
- Vivendi Mobil
- MD Stationär / MDS
- MD Ambulant / MDA
- DAN Touch (nur in Verbindung mit vorhandenen RED-Lizenzen)
- Medifox Stationär (alt)
Bei anderen Systemen prüft voize die Anbindung im Einzelfall. Smartphones und Ladestationen sind nicht Bestandteil der Lizenz und müssen separat beschafft werden, da die Lizenz nicht pro Gerät, sondern pro Bewohner:in/Klient:in berechnet wird.
Aktuelle Studienlage:
Nach vorliegenden Angaben ergaben sich in Einzelstudien und Erfahrungsberichten folgende Werte:
- 27 % weniger Dokumentationszeit (Studie der Charité)
- 82 % weniger Überstunden (Caritas Stuttgart)
- 50 % weniger Recruiting-Kosten (Tabea Diakonie)
Ansprechpartnerin beim DCV
Claudia Neuz (sie/ihr)
Referat Sozialwirtschaft und Klimaneutralität
| Organisation | Deutscher Caritasverband e.V. |
| Telefon | 0761.200-434 |
| claudia.neuz@caritas.de |
Fragen zum Rahmenvertrag mit voize
Bei inhaltlichen und technischen Fragen zur Sprachdokumentationssoftware ist Dean Schröter von voize der direkte Ansprechpartner.
Dean Schröter (er/ihn)
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